Digitalizacja akt pracowniczych 2019

Digitalizacja akt pracowniczych 2019

Styczeń 2019 roku przyniósł kolejne zmiany dla pracodawców.

A wszystkiemu winien przepis dopuszczający prowadzenie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej.

 

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Zacznę od bardzo podstawowej kwestii, a mianowicie wytłumaczenia czym jest dokumentacja pracownicza.

Intuicyjnie każdy wie, że chodzi o dokumentny związane z zatrudnieniem pracownika, tj. podanie o pracę, CV, świadectwo ukończenia szkoły, czy studiów, umowa o pracę, wnioski o urlop itd.

Nowe przepisy doprecyzowują, że

dokumentacja pracownicza to akta osobowe oraz wszelka dokumentacja prowadzona w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

 

Zmiany, zmiany i  zmiany

Warto pamiętać, że wśród zmian związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej:

  • skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej (o czym więcej pisze poniżej)
  • wprowadzono możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej (czyli mniej papierów zalegających w szafach)
  • zasady prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych

 

Digitalizacja czyli dokładnie co?

Digitalizacja to sporządzenie cyfrowego odwzorowania dokumentu.

Jednak sam skan dokumentu nie wystarczy. Musi zostać podpisany elektrycznie.

Jak można przeczytać w art. 94(8) §  2 K.p. zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez:

  • sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
  • opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

 

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

 

Gdy zdecydowałeś się na digitalizację

Pracodawcy toną w papierach. Im większe firmy, tym więcej papierów.

Dlatego, pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą (art.  94(8) §  1 K.p.) z papierowej na elektroniczną.

Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w podwójnej formie: papierowej i elektronicznej.

Jeżeli zdecydowałeś się na formę elektroniczną, to jako pracodawca powinieneś:

  • poinformować pracowników o zmianie formy przechowywania dokumentacji pracowniczej:
  • poinformować o przekazaniu tej dokumentacji swoim pracownikom i byłym pracownikom, których dokumentacja dotyczy.

 

Akta papierowe mogą  być odebrane przez pracownika w terminie do 30 dni od dnia przekazania informacji.

Jeżeli po tym terminie nikt się po dokumentację nie zgłosi, pracodawca może dokumentację zniszczyć.

 

Skrócony okres przechowywania akt pracowniczych

W związku z  prowadzeniem możliwości elektronicznego przechowywania dokumentacji pracowniczej, Kodeks zmienił także okresy jej przechowywania:

  • 10 lat w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.,
  • 50 lat w stosunku do pracowników zatrudnionych po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. (pracodawca może skrócić ten okres do 10 lat, jeżeli złoży w ZUS oświadczenie (ZUS OSW) i raport informacyjny (ZUS RIA))
  • 50 lat w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

 

Pamiętaj, że okres przechowywania liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygaśnie lub zostanie rozwiązany.

 

Boimy się zmian, ale czy na pewno jest czego

Jak każde zmiany, także i ta związana z digitalizacją dokumentacji pracowniczej powodują szereg wątpliwości i obaw.

Jednak w takich sytuacjach przypominam sobie sprawę jednego z moich klientów, który po likwidacji zakładu pracy i zniszczeniu większości dokumentacji pracowniczej z lat 60-tych miał problem z udokumentowaniem  wysokości wynagrodzenia, jakie wówczas otrzymywał.  Konsekwencją tego  było dochodzenie swoich uprawnień przed sądem.

Wydaje się zatem, że digitalizacja jest rozwiązaniem pro ekologicznym i innowacyjnym, ale także dającym konkretne oszczędności w budżecie firmy  związane z tym, że nie musimy już utrzymywać archiwów.

I jak widać z przytoczonego przykładu, digitalizacja daje szansę, że za 40 lat nikt nie będzie musiał przeszukiwać piwnicy, aby przekonać ZUS ile zarabiał.

 

Pamiętaj o RODO

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Jako pracodawca musisz zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych przed ich zniszczeniem czy ujawnieniem, ale także zapewnić, że będzie udostępniana wyłącznie  osobom do tego upoważnionym.

 

Zdjęcie: Pexels.com