Kontrola akt pracowniczych, czyli na co zwracają uwagę inspektorzy PIP

Kontrola akt pracowniczych, czyli na co zwracają uwagę inspektorzy PIP

Jeśli nie miałeś w swojej firmie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, to zmartwię cię, ale wcześniej czy później przyjdą.

I jak to zawsze przy kontroli, może okazać się, że jest nieprawidłowość, która będzie skutkowała nałożeniem na twoją firmę kary.

Dlatego, zamiast się stresować, zawczasu warto uporządkować dokumentację pracowniczą i prowadzić ją w sposób prawidłowy. Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, które będą pomocne przy prowadzeniu akt osobowych.

Dokumentacja osobowa

Będąc pracodawcą, jednym z Twoich podstawowych obowiązków jest prowadzenie akt osobowych.

Obowiązek ten jest aktualny nawet wówczas, gdy zleciłeś zewnętrznej firmie, np. księgowo-kadrowej prowadzenia akt osobowych twoich pracowników.

Na dokumentację pracowniczą składają się:

Dokumentacja osobowa obejmująca

  • ewidencję (np.ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, czy ewidencję czasu pracy)
  • kartotekę
  • rejestr (np. wypadków przy pracy).

Dokumenty te powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane.

Dokumentacja płacowa dotycząca wypłaconego wynagrodzenia.

Gromadzone dokumenty powinny być podzielone na 3 części:

A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. świadectwa z poprzednich miejsc pracy, dokument potwierdzające uzyskane kwalifikacje, badania lekarskie.

B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu, np. umowa o pracę, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, czy dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, jak i dotyczące kar porządkowych (upomnienie, nagana).

C -dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, np.oświadczenie o wypowiedzeniu oraz kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Dokumentacja płacowa

Ta cześć obejmuje imienną kartę wypłaconych wynagrodzeń.

Karta taka porządkuje system wypłaty wynagrodzenia pozwala na sprawdzenie kiedy, komu i w jakiej wysokości została wypłacona pensja.

Jest to również pomocne dla pracownika, celem sprawdzenia, czy wszystkie należne świadczenia zostały mu przekazane.

Dokumentacja płacowa zawiera także inne potwierdzenia czy informacje obejmujące wypłatę dodatkowych, poza wynagrodzeniem, świadczeń.

Przykładowo dopłata do okularów czy wypoczynku.

 

Czy to już wszystko?

Dochodząc do końca niestety zmartwię Cię, że nie wyczerpałam tematu

W zależności od specyfiki danej firmy, branży może być potrzebne dodatkowe gromadzenie danych, chociażby rejestr czasu pracy pracowników mających kontakt z substancjami chemicznymi, lub rejestr wypadków, albo rejestr zachorowań na choroby zawodowe oraz podejrzeń o takie choroby.

Ale mam nadzieję, że przedstawione tutaj informacje będą krokiem ku uporządkowaniu i prawidłowemu prowadzeniu akt osobowych pracowników.

 

Zdjęcie: Pexels.com