To, że dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w procesie rekrutacji jest oczywiste. Mam nadzieję, że także dla ciebie.

Co się z tym wiąże, to to, że pracodawców obowiązują przepisy o ochronie danych osobowych.

W związku z tym, że niejednokrotnie pojawiają się wątpliwości co do zakresu przetwarzania danych, czy podstawy prawnej na którą może powołać się pracodawca, dzisiaj opowiem o kilka najważniejszych kwestiach.

 

Minimalizacja danych

 

W pierwszej kolejności obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych osobowych jest stosowanie zasady minimalizacji danych w zakresie ich przetwarzania.

Oznacza to, że pracodawca może pozyskać od kandydatów do pracy, wyłącznie określonego rodzaju danych wynikających z przepisów prawa pracy.

Błędem będzie pozyskiwanie danych „na wszelki wypadek”, które nie mają bezpośredniego związku z zatrudnieniem.

 

Jakie dane osobowe możesz przetwarzać?

 

Pracodawca ma możliwość pozyskania od kandydata do pracy następujące dane:

  • Imię (imiona) i nazwisko;
  • Datę urodzenia;
  • Dane kontaktowe;
  • Wykształcenie;
  • Kwalifikacje zawodowe;
  • Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Oczywiście, jeśli mówimy o przebiegu zatrudnienia, czy kwalifikacjach kandydata, to pracodawca będzie wymagał tego w zależności, od tego, czy takie dane będą niezbędna dla zatrudnienia na konkretnym stanowisku.

 

Czy tylko zgoda jako podstawa przetwarzania?

 

Przeprowadzenie procesu rekrutacji i pozyskanie danych kandydatów do pracy bez ich zgody jest niemożliwe.

Rekrutacja, składanie CV czy listów motywacyjnych, negocjacje dotyczące warunków pracy – zawsze odbywają się między konkretnymi osobami.

Dlatego warto zatroszczyć się, aby w ogłoszeniu o naborze zawarte było oświadczenie, które będzie musiał złożyć kandydat wraz z dokumentami, takimi jak CV czy potwierdzenie kwalifikacji, list motywacyjny lub inne, o które poprosi pracodawca.

Jednak, pomimo tego, co przed chwilą przeczytałeś, nie zawsze zgoda będzie obligatoryjna.

W przypadku, gdy zakres danych osobowych oczekiwanych przez pracodawcę jest analogiczny do zakresu wynikającego z przepisów prawa, wówczas należy przyjąć, że taka zgoda od kandydata nie będzie wymagana.

Podstawą dla przetwarzania będzie realizacja obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy.

Jednak bardzo często kandydaci są tak gorliwi i chcą się pochwalić swoimi osiągnięciami, że przesyłają jeszcze inne dane, poza te wynikające z Kodeksu pracy. Może się zdarzyć, że prześlą zdjęcie, albo list motywacyjny,w  którym zawrą dodatkowe dane osobowe.

Wówczas legalne przetwarzanie danych takiego kandydata będzie możliwe na podstawie jego zgody.

Dla uproszczenia postępowania pracodawcy zawczasu zbierają takie zgody wpisując je w ogłoszenie, aby dołączyć do składanych dokumentów.

 

Zdjęcie: Pexels.com