Przetwarzanie danych osobowych na etapie rekrutacji do pracy

Przetwarzanie danych osobowych na etapie rekrutacji do pracy

To, że dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w procesie rekrutacji jest oczywiste. Mam nadzieję, że także dla ciebie.

Co się z tym wiąże, to to, że pracodawców obowiązują przepisy o ochronie danych osobowych.

W związku z tym, że niejednokrotnie pojawiają się wątpliwości co do zakresu przetwarzania danych, czy podstawy prawnej na którą może powołać się pracodawca, dzisiaj opowiem o kilka najważniejszych kwestiach.

 

Minimalizacja danych

 

W pierwszej kolejności obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych osobowych jest stosowanie zasady minimalizacji danych w zakresie ich przetwarzania.

Oznacza to, że pracodawca może pozyskać od kandydatów do pracy, wyłącznie określonego rodzaju danych wynikających z przepisów prawa pracy.

Błędem będzie pozyskiwanie danych „na wszelki wypadek”, które nie mają bezpośredniego związku z zatrudnieniem.

 

Jakie dane osobowe możesz przetwarzać?

 

Pracodawca ma możliwość pozyskania od kandydata do pracy następujące dane:

  • Imię (imiona) i nazwisko;
  • Datę urodzenia;
  • Dane kontaktowe;
  • Wykształcenie;
  • Kwalifikacje zawodowe;
  • Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Oczywiście, jeśli mówimy o przebiegu zatrudnienia, czy kwalifikacjach kandydata, to pracodawca będzie wymagał tego w zależności, od tego, czy takie dane będą niezbędna dla zatrudnienia na konkretnym stanowisku.

 

Czy tylko zgoda jako podstawa przetwarzania?

 

Przeprowadzenie procesu rekrutacji i pozyskanie danych kandydatów do pracy bez ich zgody jest niemożliwe.

Rekrutacja, składanie CV czy listów motywacyjnych, negocjacje dotyczące warunków pracy – zawsze odbywają się między konkretnymi osobami.

Dlatego warto zatroszczyć się, aby w ogłoszeniu o naborze zawarte było oświadczenie, które będzie musiał złożyć kandydat wraz z dokumentami, takimi jak CV czy potwierdzenie kwalifikacji, list motywacyjny lub inne, o które poprosi pracodawca.

Jednak, pomimo tego, co przed chwilą przeczytałeś, nie zawsze zgoda będzie obligatoryjna.

W przypadku, gdy zakres danych osobowych oczekiwanych przez pracodawcę jest analogiczny do zakresu wynikającego z przepisów prawa, wówczas należy przyjąć, że taka zgoda od kandydata nie będzie wymagana.

Podstawą dla przetwarzania będzie realizacja obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy.

Jednak bardzo często kandydaci są tak gorliwi i chcą się pochwalić swoimi osiągnięciami, że przesyłają jeszcze inne dane, poza te wynikające z Kodeksu pracy. Może się zdarzyć, że prześlą zdjęcie, albo list motywacyjny,w  którym zawrą dodatkowe dane osobowe.

Wówczas legalne przetwarzanie danych takiego kandydata będzie możliwe na podstawie jego zgody.

Dla uproszczenia postępowania pracodawcy zawczasu zbierają takie zgody wpisując je w ogłoszenie, aby dołączyć do składanych dokumentów.

 

Zdjęcie: Pexels.com

Zwolniony z pracy? Przeczytaj co wówczas zrobić

Zwolniony z pracy? Przeczytaj co wówczas zrobić

Normalny dzień w pracy. Zostajesz wezwany do szefa  i …dostajesz wypowiedzenie! Szok, niedowierzanie! Ale jak to, że niby ja? Co zrobić w takiej sytuacji?

 

Trzy głębokie wdechy

 

Osoba, która nie była w takiej sytuacji, może sobie jedynie wyobrażać, jakie wypowiedzeniu umowy towarzyszą emocje, uczucia, czy stres.

Mówienie o nowym początku jest na pewno miłą perspektywą, ale fakt, że właśnie zostałeś bez pracy nic z przyjemnością nie ma wspólnego.

 

Zaszywam się w domu

 

Utrata pracy jest dla wielu osób doświadczeniem trudnym i bolesnym, który może prowadzić do depresji. Nie sprzyja także świadomość sytuacji na rynku pracy, konieczność utrzymania rodziny, czy opłacenia zobowiązań, które z miesiąca na miesiąc rosną.

Im dłużej osoba pozostaje na bezrobociu, tym trudniej jej wrócić na rynek. Przekłada się to także na niską samoocenę oraz wycofanie społeczne.

Osobiście nie miałam doświadczenia pozostawania bez pracy. Jednak w mojej rodzinie taka sytuacja miała miejsce. Dlatego wiem, jak ważne jest wsparcie najbliższych, ale również pomoc w znalezieniu pracy, wyszukiwaniu ofert, czy rozsyłaniu cv.

Prawa zwolnionego

 

Jako były pracownik masz wobec swojego pracodawcy pewne prawa, tj. prawo do okresu wypowiedzenia. W przypadku umowy o pracę na okres nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi w zależności od czasu, na trwania umowy:

  • Przy umowie na czas określony okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Natomiast przy umowie na zastępstwo tylko 3 dni robocze.
  • Kolejnym uprawnieniem są dodatkowe dni wolne na poszukiwanie zatrudnienia, który wynoszą  2 dni robocze przy wypowiedzeniu trwającym 2 tygodnie lub miesiąc oraz 3 dni robocze przy wypowiedzeniu.
  • Odchodząc masz prawo także do rozliczenia urlopu. Oznacza to, że możesz wykorzystać zaległe dni urlopowe bądź wybrać wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.

 

Idziemy do sądu pracy

 

Jeżeli nie zgadzasz się ze zwolnieniem, możesz wystąpić do sądu pracy z żądaniem o przywrócenie do pracy lub wypłatę odszkodowania.

Masz na to 21 dni licząc od dnia doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia lub od dnia wygaśnięcia umowy o pracę. Taki sam termin obowiązuje przy odwołaniu od wypowiedzenia umowy o pracę, który liczony jest od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę.

Możesz również wystąpić o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne. Jeśli pracodawca zalega z wypłatą wynagrodzenia przysługuje ci prawo do dochodzenia w sądzie o jego wypłatę.

Jeśli nie wiesz jak napisać pozew o uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne lub o wypłatę zaległego wynagrodzenia, zleć nam ich przygotowanie.

 

Zdjęcie: Pexels.com

 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Środek wakacji, dlatego dalej pozostajemy w temacie urlopów wypoczynków i co się tym ściśle wiąże, czyli pieniędzmi!

Zazwyczaj wydajemy pieniądze na wypoczynek. Dzisiaj jednak chciałabym opowiedzieć o sytuacji, gdy to pracodawca płaci pracownikowi, gdyż ten drugi nie wykorzystał wszystkich przysługujących mu dni urlopowych.

Zasadą jest wykorzystanie urlopu w naturze, czyli krótko mówiąc: urlop = wolne od pracy.

Jednak są sytuacje, kiedy przepisy przewidują ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Taki ekwiwalent pieniężny jest możliwy tylko w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu ustania stosunku pracy, czyli rozwiązania lub wygaśnięcia.

Warto zapamiętać, że nie można tego katalogu powodów wypłaty ekwiwalenty rozszerzać i jest niezależne od dobrej czy złej woli pracodawcy.

Oznacza to, że nawet jeśli dogadasz się z szefem, to sorry, ale ekwiwalent wypłacany jest w sytuacji gdy nie możesz wykorzystać dni urlopowych z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

 Samo ustanie stosunku pracy jest wystarczającym powodem nabycia prawa do ekwiwalentu.

 

Na jaki moment nabywam prawo i ile dostanę?

 

Dwa odwieczne pytania: ile i kiedy. Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w dacie rozwiązania stosunku pracy. Z tym dniem rozpoczyna bieg roszczenie o wypłatę ekwiwalentu.

Mądrze brzmi, ale zasada jest prosta. To może przykład?

Z dniem 30 czerwca 2019 r. z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę i nie wykorzystał dni urlopowych przysługujących mu proporcjonalnie do długości zatrudnienia u danego pracodawcy. Wówczas na dzień zakończenia zatrudnienia, czyli 30 czerwca pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop proporcjonalnie niewykorzystany w danym roku oraz całego urlopu pozostałego z lat ubiegłych.

Jeżeli chodzi o wysokość ekwiwalentu to liczony jest na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązania pracy.

W podstawie ekwiwalentu za urlop uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc. Mowa o te wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu.

Czy są jakieś wyjątki? Oczywiście, że życie pisze różne scenariusze.

Ekwiwalent nie będzie przysługiwał pracownikowi, któremu co prawda wygasła umowy/lub została rozwiązana i nie wykorzystał urlopu, ale została z nim zawarta przez tego samego pracodawcę kolejna umowa o pracę bezpośrednio po ustaniu poprzedniej.

 

Ależ nie, dziękuję. Nie skorzystam z ekwiwalentu

 

Czy dopuszczalne jest zrzeczenie się prawa do ekwiwalentu? Nawet jeżeli ciężko sobie wyobrazić, że pracownik nie chciałby pieniędzy, czy w ogóle jest to dopuszczalne?

Zakaz zrzeczenia się urlopu wypoczynkowego, przewidziany w art. 152 par. 2 Kodeksu pracy, dotyczy urlopu w naturze, a nie w ekwiwalencie. Dlatego dopuszcza się taką ewentualność, że pracownik zrezygnuje z ekwiwalentu, jednak musi to przybrać formę jednoznacznego porozumienia między stronami, a pracownik musi uzyskać jednocześnie konkretne i istotne korzyści (tak uznał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 28.05.2013 r., III APa 12/12). Należy jednak pamiętać, że jest to sytuacja wyjątkowa, a nie reguła.

 

Czy należy wpisać informację o ekwiwalencie do świadectwa pracy

 

W świadectwie pracy powinny się znaleźć informacje zarówno tyczące się wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy oraz jaki otrzymał ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Zapytasz zapewne, co to interesuje nowego pracodawcę?

No właśnie interesuje. Dzięki tym informacjom kolejny pracodawca będzie miał możliwość ustalenia uprawnień urlopowych pracownika.

Zapamiętaj! Obowiązek wypłaty nie zależy od rodzaju umowy o pracę, czasu trwania zatrudnienia, ani trybu czy przyczyny ustania stosunku pracy.

Zdjęcie: Pexels.com

Czy przerwa w pracy przy komputerze to tylko zachcianka

Czy przerwa w pracy przy komputerze to tylko zachcianka

Kodeks pracy do czasu pracy wlicza nie tylko faktyczne wykonywanie pracy, ale również przerwy w jej wykonywaniu. Do takich przerw zalicza się przerwa na śniadanie oraz przerwa na karmienie piersią. O nich możesz przeczytać na blogu.

Do przerw, które nie zaliczają się do czasu pracy jest m.in. Przerwa na lunch w godzinach pracy. Konsekwencją tego jest wydłużony czas pracy o godzinę na przerwę obiadową, która pracownik może wykorzystać zarówno na posiłek jak i załatwienie prywatnych spraw.

No dobra, ale przerwa pracy przy komputerze, to już chyba przesada.

 

Praca przy monitorze

 

Szczególny rodzaj przerw przysługuje pracownikowi zatrudnionemu przy obsłudze monitorów ekranowych  przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Wówczas przerwa przysługuje w wymiarze 5 minut po każdej godzinie pracy z monitorem.

Celem takiej przerwy jest odpoczynek i regeneracja wzroku.

Sam zresztą przyznasz, że wielogodzinne wgapianie się w monitor jest szkodliwe.

Trudno się potem dziwić, że pojawia się zespół suchego oka, czy inne problemy ze wzrokiem.

Jednak, to nie jest tak, że jak przysługuje pracownikowi przerwa 5-minutowa, to może sobie skumulować przerwy z 7 godzin wykorzystując na przykład na wcześniejsze wyjście z pracy.

Nie ma możliwości kumulowania przerw.

 

Przerwa uregulowana w regulaminie

 

W związku z tym, że 5-minutowa przerwa przysługuje z obowiązujących przepisów, nie ma potrzeby aby pracodawca powielał tego w regulaminie pracy.

Jednak, gdyby chciał wydłużyć przerwę przykładowo z 5 do 10 minut, wówczas takie postanowienie powinno się znaleźć w przepisach wewnętrznych zakładu pracy.

 

Czas na drzemkę

 

To, że przepisy przewidują przerwę w pracy z monitorem ekranowym nie oznacza, że jest to czas na drzemkę. Chodzi o to, abyś przez te kilka minut oderwał wzrok od monitora.

Może to się odbywać poprzez wykonywanie innej pracy, na przykład układanie dokumentów, kopertowanie, przygotowanie towaru do wysyłki.

Przerwa wcale nie musi wiązać się z odejściem od stanowiska pracy / biurka.

Regulacja ma na celu wymuszenie na pracowniku oderwanie się od pracy z monitorem.

Jeżeli jednak odrywając się od komputera wykorzystasz ten czas na śledzenie newsów na portalach społecznościowych, to na pewno twoje oczy nie podziękuję ci za kolejny wysiłek.

 

Zdjęcie: Pexels.com

Pan Zenek i brak aktualnych badań okresowych

Pan Zenek i brak aktualnych badań okresowych

Sprawa wydawała się banalna.

Jednak, jak się okazało „w praniu” sprawą musiał się zająć Sąd Najwyższy.

Pan Zenek od swojego szefa dostał skierowanie na badania okresowe.

Miał je wykonać w terminie miesiąca.

Jednak nawał pracy, dużo zleceń do wykonania i odwiedzenia klientów, później zaległy urlop do wykorzystania, no i jeszcze grypa (przecież nieplanowana) się przyplątała, spowodowały, że zanim się pan Zenek zorientował już minął miesiąc, a  on bez aktualnych badań.

Co w takiej sytuacji?

Co powinien zrobić pracodawca?

 

Badania okresowe

 

W pierwszej kolejności należy wyjść od ogólnych przepisów kodeksowych, które stanowią, że pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim (art. 229 § 2 Kodeksu pracy), a poddanie się im jest jego obowiązkiem (art. 211 pkt 5 K.p.).

Przepisy prawa nie przewidują sytuacji, w której brak ważnych badań okresowych, czy kontrolnych uzasadniałby odmowę udzielenia planowanego urlopu wypoczynkowego.

Kodeks pracy reguluje jedynie kwestię przesunięcia urlopu na wniosek pracownika, bądź pracodawcy (art. 164 K.p.), albo odwołania go z urlopu wypoczynkowego (art. 167 K.p.).

 

Obiektywna niemożność wykonania badań

 

Zdarza się, że pewne okoliczności jak choroba czy urlop uniemożliwią wykonanie w terminie badań okresowych.

Jednak nie zwalnia to z obowiązku pracownika, że pracownik winien niezwłocznie po zakończeniu urlopu udać się do lekarza medycyny pracy.  

W przeciwnym razie nie będzie mógł zostać dopuszczony do pracy.

Wydaje się oczywistym, że bez aktualnych badań lekarskich pracodawca nie dopuści pracownika do pracy, gdyż naruszyłby przepisy BHP i został ukarany karą grzywny.

Lekceważący stosunek pracownika do wyznaczonego terminu na wykonanie badań może zostać przyjęty jako odmowa ich wykonania.

Natomiast niedopełnienie zatem obowiązku poddania się badaniom stanowi niewywiązanie się z obowiązków pracowniczych i zagrożone karą porządkową, tj. upomnienie, nagana lub kara pieniężna.

W skrajnej sytuacji odmowa poddania się badaniom może doprowadzić do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, jakim jest niewykonanie przez pracownika zgodnego z prawem polecenia pracodawcy poddania się badaniom lekarskim (wyrok SN z dnia 10 maja 2000 r., sygn. I PKN 642/99).

 

Zdjęcie: Pexels.com

Przerwa na lunch w godzinach pracy

Przerwa na lunch w godzinach pracy

W różnych krajach różnie się ta przerwa nazywa.

Może to być siesta lub przerwa na lunch.

Szczególnie w firmach zagranicznych jest to popularna praktyka.

Jednak niezależnie od nazewnictwa chodzi o przerwę niewliczoną do czasu pracy, w wymiarze do 60 minut.

Jeżeli pracodawca się na nią decyduje powinien zawrzeć to w regulaminie pracy.

 

Jemy, albo robimy coś innego

 

Przerwa na lunch to zupełnie coś innego niż przerwa śniadaniowa, która zajmuje 15 minut.

Celem przerwy jest spożycie posiłku niezależnie czy nazwiemy to lunchem, brunchem, czy po prostu przerwą na obiad.

Innym celem możliwym do realizacji w czasie tych 60 minut jest załatwienie spraw osobistych.

Zatem nie musimy przeznaczać przerwy na zjedzenie czegoś na mieście, a na przykład na wizytę u lekarza. Oczywiście jeżeli zmieścimy się w wyznaczonym czasie przerwy.

Przerwa ta jest stosowana zarówno wobec pracowników produkcji, jak i personelu biurowego.

W przeciwieństwie do 15-minutowej  przerwy śniadaniowej lub 5-minutowych przerw od pracy przy komputerze, przerwa lunchowa nie jest obligatoryjna.

Jest to dobra wola pracodawcy.

 

Przerwa a brak wydajności

 

Ilu pracowników, tyle poglądów.

Czy powinna być, czy może być, lepiej aby nie było, bo dłużej w pracy trzeba siedzieć.

Na pewno taka przerwa może mieć pozytywne aspekty, jak chociażby oderwanie się od zadań w okresie spadku wydajności.

Nie czarujmy się, nie jesteśmy w stanie być maksymalnie produktywni przez 8 godzin.

Dlatego przerwa na posiłek, która będzie trwała 60 minut, może stanowić odskocznię, odreagowanie, przewietrzenie umysłu.

Wśród negatywnych głosów wprowadzenia przerwy lunchowej na pewno jest zwiększenie liczby godzin spędzonych poza domem z przyczyn zawodowych.

Ma to również znaczenie dla osób dojeżdżających do pracy. Mam znajomych, którzy codziennie kursują na trasie Częstochowa – Katowice – Częstochowa i wprowadzenie dodatkowej godziny w pracy ma istotne znaczenie dla złapania odpowiedniego połączenia i czasu spędzonego w pociągu.

A jakie jest Twoje zdanie na temat wprowadzania w firmach przerwy na lunch? Jesteś za czy przeciw?

 

Wykorzystano fragmenty z książki: Ł.Prasołek, Dokumentacja czasu pracy.

Zdjęcie: Pexels.com