Przetwarzanie danych osobowych na etapie rekrutacji do pracy

Przetwarzanie danych osobowych na etapie rekrutacji do pracy

To, że dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w procesie rekrutacji jest oczywiste. Mam nadzieję, że także dla ciebie.

Co się z tym wiąże, to to, że pracodawców obowiązują przepisy o ochronie danych osobowych.

W związku z tym, że niejednokrotnie pojawiają się wątpliwości co do zakresu przetwarzania danych, czy podstawy prawnej na którą może powołać się pracodawca, dzisiaj opowiem o kilka najważniejszych kwestiach.

 

Minimalizacja danych

 

W pierwszej kolejności obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych osobowych jest stosowanie zasady minimalizacji danych w zakresie ich przetwarzania.

Oznacza to, że pracodawca może pozyskać od kandydatów do pracy, wyłącznie określonego rodzaju danych wynikających z przepisów prawa pracy.

Błędem będzie pozyskiwanie danych „na wszelki wypadek”, które nie mają bezpośredniego związku z zatrudnieniem.

 

Jakie dane osobowe możesz przetwarzać?

 

Pracodawca ma możliwość pozyskania od kandydata do pracy następujące dane:

  • Imię (imiona) i nazwisko;
  • Datę urodzenia;
  • Dane kontaktowe;
  • Wykształcenie;
  • Kwalifikacje zawodowe;
  • Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Oczywiście, jeśli mówimy o przebiegu zatrudnienia, czy kwalifikacjach kandydata, to pracodawca będzie wymagał tego w zależności, od tego, czy takie dane będą niezbędna dla zatrudnienia na konkretnym stanowisku.

 

Czy tylko zgoda jako podstawa przetwarzania?

 

Przeprowadzenie procesu rekrutacji i pozyskanie danych kandydatów do pracy bez ich zgody jest niemożliwe.

Rekrutacja, składanie CV czy listów motywacyjnych, negocjacje dotyczące warunków pracy – zawsze odbywają się między konkretnymi osobami.

Dlatego warto zatroszczyć się, aby w ogłoszeniu o naborze zawarte było oświadczenie, które będzie musiał złożyć kandydat wraz z dokumentami, takimi jak CV czy potwierdzenie kwalifikacji, list motywacyjny lub inne, o które poprosi pracodawca.

Jednak, pomimo tego, co przed chwilą przeczytałeś, nie zawsze zgoda będzie obligatoryjna.

W przypadku, gdy zakres danych osobowych oczekiwanych przez pracodawcę jest analogiczny do zakresu wynikającego z przepisów prawa, wówczas należy przyjąć, że taka zgoda od kandydata nie będzie wymagana.

Podstawą dla przetwarzania będzie realizacja obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy.

Jednak bardzo często kandydaci są tak gorliwi i chcą się pochwalić swoimi osiągnięciami, że przesyłają jeszcze inne dane, poza te wynikające z Kodeksu pracy. Może się zdarzyć, że prześlą zdjęcie, albo list motywacyjny,w  którym zawrą dodatkowe dane osobowe.

Wówczas legalne przetwarzanie danych takiego kandydata będzie możliwe na podstawie jego zgody.

Dla uproszczenia postępowania pracodawcy zawczasu zbierają takie zgody wpisując je w ogłoszenie, aby dołączyć do składanych dokumentów.

 

Zdjęcie: Pexels.com

Zwolniony z pracy? Przeczytaj co wówczas zrobić

Zwolniony z pracy? Przeczytaj co wówczas zrobić

Normalny dzień w pracy. Zostajesz wezwany do szefa  i …dostajesz wypowiedzenie! Szok, niedowierzanie! Ale jak to, że niby ja? Co zrobić w takiej sytuacji?

 

Trzy głębokie wdechy

 

Osoba, która nie była w takiej sytuacji, może sobie jedynie wyobrażać, jakie wypowiedzeniu umowy towarzyszą emocje, uczucia, czy stres.

Mówienie o nowym początku jest na pewno miłą perspektywą, ale fakt, że właśnie zostałeś bez pracy nic z przyjemnością nie ma wspólnego.

 

Zaszywam się w domu

 

Utrata pracy jest dla wielu osób doświadczeniem trudnym i bolesnym, który może prowadzić do depresji. Nie sprzyja także świadomość sytuacji na rynku pracy, konieczność utrzymania rodziny, czy opłacenia zobowiązań, które z miesiąca na miesiąc rosną.

Im dłużej osoba pozostaje na bezrobociu, tym trudniej jej wrócić na rynek. Przekłada się to także na niską samoocenę oraz wycofanie społeczne.

Osobiście nie miałam doświadczenia pozostawania bez pracy. Jednak w mojej rodzinie taka sytuacja miała miejsce. Dlatego wiem, jak ważne jest wsparcie najbliższych, ale również pomoc w znalezieniu pracy, wyszukiwaniu ofert, czy rozsyłaniu cv.

Prawa zwolnionego

 

Jako były pracownik masz wobec swojego pracodawcy pewne prawa, tj. prawo do okresu wypowiedzenia. W przypadku umowy o pracę na okres nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi w zależności od czasu, na trwania umowy:

  • Przy umowie na czas określony okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Natomiast przy umowie na zastępstwo tylko 3 dni robocze.
  • Kolejnym uprawnieniem są dodatkowe dni wolne na poszukiwanie zatrudnienia, który wynoszą  2 dni robocze przy wypowiedzeniu trwającym 2 tygodnie lub miesiąc oraz 3 dni robocze przy wypowiedzeniu.
  • Odchodząc masz prawo także do rozliczenia urlopu. Oznacza to, że możesz wykorzystać zaległe dni urlopowe bądź wybrać wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.

 

Idziemy do sądu pracy

 

Jeżeli nie zgadzasz się ze zwolnieniem, możesz wystąpić do sądu pracy z żądaniem o przywrócenie do pracy lub wypłatę odszkodowania.

Masz na to 21 dni licząc od dnia doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia lub od dnia wygaśnięcia umowy o pracę. Taki sam termin obowiązuje przy odwołaniu od wypowiedzenia umowy o pracę, który liczony jest od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę.

Możesz również wystąpić o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne. Jeśli pracodawca zalega z wypłatą wynagrodzenia przysługuje ci prawo do dochodzenia w sądzie o jego wypłatę.

Jeśli nie wiesz jak napisać pozew o uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne lub o wypłatę zaległego wynagrodzenia, zleć nam ich przygotowanie.

 

Zdjęcie: Pexels.com

 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Środek wakacji, dlatego dalej pozostajemy w temacie urlopów wypoczynków i co się tym ściśle wiąże, czyli pieniędzmi!

Zazwyczaj wydajemy pieniądze na wypoczynek. Dzisiaj jednak chciałabym opowiedzieć o sytuacji, gdy to pracodawca płaci pracownikowi, gdyż ten drugi nie wykorzystał wszystkich przysługujących mu dni urlopowych.

Zasadą jest wykorzystanie urlopu w naturze, czyli krótko mówiąc: urlop = wolne od pracy.

Jednak są sytuacje, kiedy przepisy przewidują ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Taki ekwiwalent pieniężny jest możliwy tylko w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu ustania stosunku pracy, czyli rozwiązania lub wygaśnięcia.

Warto zapamiętać, że nie można tego katalogu powodów wypłaty ekwiwalenty rozszerzać i jest niezależne od dobrej czy złej woli pracodawcy.

Oznacza to, że nawet jeśli dogadasz się z szefem, to sorry, ale ekwiwalent wypłacany jest w sytuacji gdy nie możesz wykorzystać dni urlopowych z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

 Samo ustanie stosunku pracy jest wystarczającym powodem nabycia prawa do ekwiwalentu.

 

Na jaki moment nabywam prawo i ile dostanę?

 

Dwa odwieczne pytania: ile i kiedy. Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w dacie rozwiązania stosunku pracy. Z tym dniem rozpoczyna bieg roszczenie o wypłatę ekwiwalentu.

Mądrze brzmi, ale zasada jest prosta. To może przykład?

Z dniem 30 czerwca 2019 r. z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę i nie wykorzystał dni urlopowych przysługujących mu proporcjonalnie do długości zatrudnienia u danego pracodawcy. Wówczas na dzień zakończenia zatrudnienia, czyli 30 czerwca pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop proporcjonalnie niewykorzystany w danym roku oraz całego urlopu pozostałego z lat ubiegłych.

Jeżeli chodzi o wysokość ekwiwalentu to liczony jest na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązania pracy.

W podstawie ekwiwalentu za urlop uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc. Mowa o te wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu.

Czy są jakieś wyjątki? Oczywiście, że życie pisze różne scenariusze.

Ekwiwalent nie będzie przysługiwał pracownikowi, któremu co prawda wygasła umowy/lub została rozwiązana i nie wykorzystał urlopu, ale została z nim zawarta przez tego samego pracodawcę kolejna umowa o pracę bezpośrednio po ustaniu poprzedniej.

 

Ależ nie, dziękuję. Nie skorzystam z ekwiwalentu

 

Czy dopuszczalne jest zrzeczenie się prawa do ekwiwalentu? Nawet jeżeli ciężko sobie wyobrazić, że pracownik nie chciałby pieniędzy, czy w ogóle jest to dopuszczalne?

Zakaz zrzeczenia się urlopu wypoczynkowego, przewidziany w art. 152 par. 2 Kodeksu pracy, dotyczy urlopu w naturze, a nie w ekwiwalencie. Dlatego dopuszcza się taką ewentualność, że pracownik zrezygnuje z ekwiwalentu, jednak musi to przybrać formę jednoznacznego porozumienia między stronami, a pracownik musi uzyskać jednocześnie konkretne i istotne korzyści (tak uznał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 28.05.2013 r., III APa 12/12). Należy jednak pamiętać, że jest to sytuacja wyjątkowa, a nie reguła.

 

Czy należy wpisać informację o ekwiwalencie do świadectwa pracy

 

W świadectwie pracy powinny się znaleźć informacje zarówno tyczące się wykorzystanego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy oraz jaki otrzymał ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Zapytasz zapewne, co to interesuje nowego pracodawcę?

No właśnie interesuje. Dzięki tym informacjom kolejny pracodawca będzie miał możliwość ustalenia uprawnień urlopowych pracownika.

Zapamiętaj! Obowiązek wypłaty nie zależy od rodzaju umowy o pracę, czasu trwania zatrudnienia, ani trybu czy przyczyny ustania stosunku pracy.

Zdjęcie: Pexels.com

Czy zaplanowałeś już urlop?

Czy zaplanowałeś już urlop?

Z zarządzaniem urlopami w firmie wiąże się kilka zasad, o których nie zawsze zdają sobie sprawę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.

Dlatego dzisiaj kilka słów o planowaniu.

 

Planowanie urlopu

 

Mówiąc o planowaniu urlopu mam na myśli harmonogram określający datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu dla poszczególnego pracownika.

Taki plan urlopów powinien obejmować:

Urlopy, do których pracownicy nabyli prawo w dniu 1 stycznia danego roku, w pełnym przysługującym poszczególnym pracownikom wymiarze, poza częścią urlopu udzieloną na żądanie pracownika, tj. 22 dni (przy wymiarze 26 dni urlopu – 4 dni na żądanie) lub 16 dni (przy wymiarze 20 dni urlopu – 4 dni na żądanie).

Urlopy uzupełniające w wymiarze 6 dni, tj. takie, do których pracownik dopiero nabędzie prawo w trakcie roku kalendarzowego, ze względu na osiągnięcie progu 10 lat stażu pracy wliczanego do urlopu wypoczynkowego.

Urlopy zaległe. Ich rozpoczęcie powinno być zaplanowane najpóźniej na trzeci kwartał roku kalendarzowego.

 

Planowanie urlopu zaległego

 

To, czy niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop należy wpisywać w plan urlopu na kolejny rok budzi wątpliwości.

Osobiście znam pracodawców, którzy uważają, że w harmonogramie urlopów należy rozplanować tylko te dni, które przysługują na dany rok kalendarzowy.

Odmienne stanowisko przedstawił Sąd Najwyższy w wyroku z 9.5.2013 (I PK 199/12) przyjmując, że art. 161, 163 i 168 Kodeksu pracy odnoszą się do wszystkich urlopów, czyli także do urlopów zaległych, co oznacza, ze urlop zaległy również powinien być ujęty w planie urlopów.

 

Pamiętam, że udzielnie zaległego urlopu powinno nastąpić do końca trzeciego kwartału (czyli do 30 września) kolejnego roku kalendarzowego, a urlop taki powinien zostać udzielony przez urlopem bieżącym z danego roku.

O tym, że pracodawca może wysłać na urlop zaległy niezależnie od zaplanowanego terminu możesz przeczytać pod linkiem: Udzielenie zaległego urlopu bez zgody pracownika

A jak z twoim urlopem?

Czy wykorzystałeś już cały zaległy urlop??

 

Zdjęcie: Pexels.com

Zasady udzielania pierwszego lub kolejnego urlopu pracownikowi

Zasady udzielania pierwszego lub kolejnego urlopu pracownikowi

Powody absencji pracownika mogą być różne. Z czasem pracy ściśle związane są dwa rodzaje absencji, a co za tym idzie dwa rodzaje wniosków o udzielenia zgody na taką nieobecność.

Oczywiście mam na myśli wyjście prywatne oraz odbiór czasu wolnego za nadgodziny.

Innym rodzajem nieobecności pracownika jest urlop wypoczynkowy.

 

Wymiar urlopu wypoczynkowego

 

Wymiary roczne urlopu wynoszą  20 dni  lub  26 dni. Wymiar zależny jest od stażu pracy krótszego lub dłuższego niż 10 lat.

Udzielenie urlopu następuje albo zgodnie z planem urlopów albo na indywidualny wniosek pracownika o udzielenie urlopu.

Nierzadko pracodawcy wprowadzają wymóg planowania urlopu, co ma umożliwić sprawne i płynne funkcjonowanie firmy. W praktyce pracownicy z określoną datą, na przykład na koniec listopada planują urlop na następny rok kalendarzowy.

Ma to wyeliminować sytuacje, gdy połowa zespołu wybywa na urlop, pozostawiając szefa samego na pokładzie.

 

Pierwszy czy kolejny urlop

 

Istnieją dwa przypadki, w których urlop jest udzielany na odmiennych zasadach. Dotyczy to pierwszego urlopu  oraz kolejnego urlopu.

Pierwszy urlop  osoby zatrudnionej na umowę o pracę, udzielany jest w danym roku kalendarzowym z dołu, czyli po przepracowaniu miesiąca.

W tym przypadku nie dokonuje się zaokrągleń wyników do pełnych dni urlopu

W tym przypadku nie dokonuje się zaokrągleń wyników do pełnych dni urlopu

Przykład 1

Anna po zakończeniu studiów ekonomicznych we wrześniu 2019 roku podjęła pierwszą pracę na umowę o pracę. Po przepracowanym miesiącu nabywa prawo do urlopu w wysokości 1/20 z 20 dni, czyli 1,67 dnia urlopu.

W praktyce możliwe jest także nabycie prawa do kolejnego urlopu zamiast prawa do pierwszego urlopu. Są to specyficzne sytuacje zależne od tego, kiedy pracownik podjął zatrudnienie (chodzi o datę).

Dla lepszego zrozumienia tej konstrukcji przykład poniżej.

Przykład 2

Monika została zatrudniona 31 listopada 2018 roku na stanowisku młodszej księgowej. Magda zatrudniona została kilka dni później, czyli 5 grudnia 2018 r. także na tym samym stanowisku co Monika.

W takiej sytuacji Monika nabywa prawo do pierwszego urlopu  po miesiącu pracy, czyli na koniec grudnia przysługuje jej urlop.

Natomiast dla Magdy pierwszy miesiąc pracy upływa dopiero 5 stycznia 2019 r. W związku z tym, że nie jest to rok kalendarzowym w, którym rozpoczęła pierwszą pracę (2018), będzie jej od razu przysługiwał urlop na zasadach kolejnego urlopu, a nie pierwszego.

Pamiętaj! Zasada nabywania pierwszego urlopu dotyczy udzielania go w roku kalendarzowym, w którym została podjęta pierwsza praca.

 

Urlop na wniosek

 

Urlop udzielany jest na wniosek pracownika w danym roku kalendarzowych, czyli urlop za 2019 rok co do zasady udzielany powinien być w 2019 roku.

Są oczywiście sytuacje, gdy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok i musi zostać wybrany do 30 września roku kolejnego.

Zasadą jest udzielanie urlopu na cały dzień, a nie na poszczególne godziny.

W praktyce wniosek urlopowy dotyczy całego dnia, a nie wyjścia na kilka godziny. Jeżeli potrzebujesz wyjść z pracy na 2 godziny, wówczas należy złożyć wniosek o udzielenie zgody na wyjście prywatne.

Urlop udziela się w dni pracy, zgodnie z wymiarem godzinowym, odpowiadającemu dobowemu wymiarowi czasu pracy (art. 154 (2) KP)

Takie są zasady, chociaż wiem, że w praktyce firm bywa różnie.

 

Jednak niezależnie, czy jest to pierwszy czy kolejny urlop życzę ci, aby był udany i słoneczny.

 

Pisząc tekst wspierałam się książką: Ł. Prasołek, Zarządzanie czasem pracy przez menedżerów.

 

Zdjęcie: Pexels.com